Irattárolás a GDPR szabályainak megfelelően
Az irattárolás során védeni kell, az archív dokumentumok titkosságát.
A GDPR szabályainak megfelelően biztosítani kell, hogy az irat archiváló dobozok tartalmához illetéktelenek ne férhessenek hozzá, a bennük tárolt dokumentumok tartalmát jogosulatlanul ne ismerhessék meg.
Az irattároló dobozokat ezért a tárolásra történő átvétel előtt egyszer használatos, csak roncsolás útján eltávolítható, egyedi sorszámmal és vonalkóddal ellátott plombával zárjuk le.
Visszaszállításkor a záró plomba sértetlensége bizonyítja, hogy az irattárolás során a dobozok tartalmához illetéktelen hozzáférés nem történt.
Az irattároló dobozok átadás- átvétele
elektronikusan, érintésmentesen és papírmentesen történik, ami minimálisra csökkenti egy esetleges fertőzés, pl. covid átadásának lehetőségét a folyamatban résztvevők között.
A dobozok átadás-átvételéről elektronikus igazolást állítunk ki. Az irattárolás szolgáltatás minden mozzanata elektronikusan, valós időben naplózott, nyomon követhető és számon kérhető.
Az irattárolás során használt plombálható papír LocPaperBox
MediaVault irattárolás keretében használt LocPaperBox zárható és plombálható papír irat archiváló doboz.
A MediaVault LocPaperBox dokumentum szállító és tároló doboz kialakítása olyan, hogy az támogatja a professzionális plombák használatát.
Az irattárolás során használt plombálható víztaszító műanyag LocDocBox
Az irattároló dobozok visszaszállítása – valós idejű online leltár
A tárolt archív dobozokról és azok tartalmáról az Interneten keresztül elérhető leltár és menedzsment szoftver szolgáltat pontos képet. A szoftver segítségével pillanatok alatt megállapítható, hogy egy keresett dokumentum melyik eltárolt irattároló dobozban található és utasítás is adható az irattároló doboz a Megrendelőhöz történő ki- vagy visszaszállítására.
Mivel az irattároló doboz, a dokumentumtárolás teljes időtartama alatt, az átvételtől a visszaszállításig zárt állapotban marad, ha ügyfelünknek szüksége van egy dokumentumra, mindig a bontatlan, teljes, lezárt irattároló dobozt szállítjuk vissza.
Irattárolás nyitott dobozban – miért nem tanácsos
Az irattárolás során tárolt dokumentumok rendszerint a cég ügyfeleinek vagy saját dolgozóinak adatait tartalmazzák, amelyeket mint személyes adatokat, a GDPR előírásoknak megfelelően védeni kell, attól, hogy azokat jogosulatlan személyek megismerjék. Ezért csak a GDPR előírásoknak megfelelően zárt állapotban biztonságos az irattároló dobozok szállítása és tárolása.
A nyitott állapotban tárolt archív dobozok tartalmához történt illetéktelen hozzáférés akár észrevétlen is maradhat.
Nem tartjuk biztonságosnak és GDPR szabályaival összeegyeztethetőnek a dobozok szolgáltató általi felnyitását sem. Ezért az irattárolás során semmilyen körülmények között sem nyitunk fel dobozt, abból nem keresünk ki és nem veszünk ki iratot és nem továbbítjuk azt emailben beszkennelve az ügyfelünknek. Az email használatával ugyanis további problémaként megjelenik, hogy az esetleg tévesen kikeresett irat akár téves email címre is továbbítható, ráadásul úgy, hogy az esetről az irat jogosult tulajdonosa nem szerez tudomást.