Irattárolás

Irattárolás - Iratok, bizalmas dokumentumok hosszú távú, külső helyszínen történő tárolása 

Iratai, bizalmas dokumentumai hosszú távú, a törvényi előírásoknak megfelelő, külső helyszínen történő megőrzését és szükség esetén visszaszállítását, különleges biztonsági feltételek betartása mellett, a legérzékenyebb adathordozókkal megegyező módon végezzük.

Szolgáltatásunkkal lecsökkennek az iratokkal kapcsolatos teendői, hiszen a tárolás mellett a dokumentumok szállítását is elvégezzük Ön helyett, kiegészítő szolgáltatásainkkal (elektronikus archiválás) pedig további terhet veszünk le a válláról.

Biztonság és számonkérhetőség

Irattárolás szolgáltatásunk keretében dokumentumait speciális, kifejezetten erre a célra fejlesztett, Turtle Case™ LocDocBox vagy MediaVault LocPaperBox típusú lezárható és plombálható archiváló dobozokba helyezzük.  Az irattároló, archiváló konténereket hologramos biztonsági címke azonosítja, lezárásuk az irattárolás helyszínére történő elszállítást megelőzően, záró plombával történik. Az iratokkal teli archiváló dobozok átadás-átvételéről az irattárolási szolgáltatásba bevont meghatalmazott személyek aláírásával ellátott elismervény és elektronikus naplóbejegyzés készül. A dokumentumokat tartalmazó lezárható és plombálható archiváló dobozokat speciális járműveinkkel elszállítjuk és az irattárolás helyszínéül szolgáló biztonsági létesítményünkbe helyezzük, majd szükség esetén, visszaszállítjuk. 

A szolgáltatás minden mozzanata a legszigorúbb biztonsági feltételek betartása mellett, nyomonkövethető és számonkérhető módon történik.

Iratok menedzselése, elektronikus leltár. Hozzáférés 7*24 órában.

Irattárolási szolgáltatásunkhoz kapcsolódóan hozzáférést biztosítunk Önnek TapeRotate™ nyilvántartó rendszerünkhöz. A nyilvántartó rendszerben másodpercre kész, pontos leltárban tekintheti meg: 

  • az Ön egyes iratokkal teli archiváló dobozait (azok azonosítóit)
  • az egyes archiváló dobozok státuszát, pl.: Páncélteremben, Megrendelőnél, Úton a megrendelőhöz, stb.
  • az archiváló dobozok következő ki- illetve beszállítási időpontját

A TapeRotate™ rendszer nem csak megjeleníti az egyes archiváló dobozok adatait, de lehetővé teszi bizonyos adatok, - például a következő szállítás dátumának - bevitelét és módosítását is, illetve sürgősségi kiszállítások kérvényezését.

A rendszerben az egyes archiváló dobozokhoz az irattárolás átláthatóságának könnyítése érdekében elektronikus tartalomjegyzék tartozik, melynek segítségével könnyen visszakereshető, hogy egy bizonyos dokumentum melyik archiváló dobozban található.

Lezárható és plombálható dokumentumtároló, archiváló dobozok

Turtle Case LocDocBox zárható és plombálható dokumentum szállító és tároló, archiváló doboz

Turtle Case LocDocBox zárható dokumentum szállító és tároló doboz


Az irattárolás során használt LocDocBox archiváló doboz alapanyaga nagy sűrűségű polietilén, mely megóvja a dokumentumokat a szállítás és tárolás során előforduló szennyeződéstől, nedvességtől, mely papírdobozok használata esetén a legnagyobb veszélyforrás.

Méret: 28. 7 cm x 33. 8 cm x 41. 4 cm (hosszúság x szélesség x magasság)
Súly darabonként: 2. 9 kg (üresen)
A4 / Letter / Legal
29,7 dm3


MediaVault LocPaperBox csapófedeles, zárható és plombálható dokumentum szállító és tároló, archiváló doboz

MediaVault LocPaperBox csapófedeles, zárható dokumentum szállító és tároló doboz
Alternatív megoldásként, irattárolás céljára, LocPaperBox archiváló dobozunkat kínáljuk, mely alapanyaga 1.20 WB típusú strapabíró cardboard, keménypapír hullámlemez.

Méret: 330 x 300 x 300 (hosszúság x szélesség x magasság)
Anyaga 1.20WB (fehér)
A4 / Letter / Legal
28,5 dm3



Irattároláshoz kapcsolódó szolgáltatásaink

Elektronikus dokumentumleltározás

Irattárolás szolgáltatásunkat dokumentumai leltározásával és archiváló dobozokba rendezésével, valamint a behelyezett iratok azonosítóinak elektronikus tartalomjegyzékbe történő rögzítésével könnyítjük meg Önnek.

Dokumentumazonosító rendszer tervezése

A dokumentumok vizsgálata alapján javaslatot teszünk: 

  • a nyilvántartás logikai rendszerének kialakítására, valamint 
  • az egyes dokumentum típusoknál alkalmazandó jelölési rendszer meghatározására. 

Elektronikus archiválás - Dokumentumok szkennelése, digitalizálása

Az elektronikus archiválás lehetőséget kínál Önnek arra, hogy papíralapú dokumentumai elektronikus formában álljanak rendelkezésre. Elektronikus archiválás esetén a dokumentumok fényképei, a megfelelő dokumentumazonosító rendszer használata esetén, könnyen kereshetők, leválogathatók, exportálhatók, illetve megtekinthetők. 

Az elektronikus archiválás során beszkennelt dokumentumok használata időt és költséget takarít meg, hiszen egy dokumentum megtekintéséhez nem szükséges az azt tároló doboz visszakérése az archívumból. Elektronikus archiválás megléte esetén erre csak abban a ritka esetben van szükség, ha valamilyen okból a dokumentum fizikai példányát szeretné kezébe venni.

Az elektronikus archiválás lehetővé teszi Önnek, hogy a dokumentumokkal való munkavégzés könnyebbé, gyorsabbá és biztonságosabbá váljon.

Irattárolás és elektronikus archiválás szolgáltatásunkkal, továbbá lezárható és plombálható archiváló dobozainkkal, konténereinkkel kapcsolatos további információért és részletes árajánlatért várjuk hívását a +36 1 246 8000 telefonszámon, vagy e-mail esetén az info (@) mediavault.hu címen. 


További szolgáltatásaink:

MediaVault - Adathordozó tárolás
Adathordozó megsemmisítés
Iratmegsemmisítés
Tartalék helyszín katasztrófa utáni helyreállítás céljára